生成AIは、社員が個人で使い始められる手軽さがあります。それ自体は歓迎すべきことですが、ルールがないまま広まると、社外に出してはいけない情報が入力されてしまう恐れがあります。
この記事では、社内で生成AIを使う前に決めておきたい情報の取り扱いについて整理します。
なぜルールが必要なのか
生成AIに文章を入力すると、その内容はサービスを提供する会社のサーバーへ送られます。多くのサービスでは、法人向けの契約や設定によって、入力内容を学習に使わないようにできます。しかし、無料版を個人で使っている場合は、その限りではありません。
つまり、社員が善意で効率化しようとした結果、情報が社外に出てしまうという事態が起こり得ます。禁止するのではなく、使ってよい範囲を先に決めておくことが現実的な対応です。
入力してよい情報・避けたい情報
判断に迷わないよう、次のように分けて考えると整理しやすくなります。
入力しても差し支えない情報
- すでに公開している情報(ホームページの掲載内容、公開済みの案内文など)
- 一般的な知識に関する質問
- 個人や取引先が特定できない形にした文章
避けたい情報
- 顧客の氏名、住所、電話番号、メールアドレス
- 契約書や見積書など、取引先との取り決めが記された文書
- 社員の人事情報、給与に関する情報
- 未発表のサービス内容や価格
- ID・パスワード、サーバーの接続情報
判断に迷ったときは、「この文章を社外の人にそのまま見せられるか」と考えてみてください。見せられないなら、入力も控えるのが安全です。
顧客情報を扱いたい場合の考え方
「顧客からのお問い合わせに返信する文章を考えてほしい」といった場面では、顧客情報を扱いたくなります。この場合は、特定できる部分を外してから入力する方法があります。
たとえば、会社名を「A社」、担当者名を「ご担当者様」、金額を「◯◯円」に置き換えて相談し、返ってきた文面に実際の情報を戻す。手間はかかりますが、これだけで多くのリスクを避けられます。
より安心して使いたい場合は、入力内容を学習に使わない設定がある法人向けプランの利用を検討する方法もあります。
情報の扱い以外にも注意したいこと
ルールを考える際は、入力する情報だけでなく、返ってきた内容の扱いにも目を向けてください。
成果物の確認は必ず人が行うようにします。生成AIが作った文章には、事実と異なる記述が混ざることがあります。社外に出す文書や、ホームページに掲載する文章は、担当者が内容を確かめてから使う。これを手順として決めておきます。
著作権への配慮も必要です。生成された文章や画像が、既存の作品に似てしまう可能性は否定できません。特にロゴやキャッチコピーのように長く使うものは、生成AIの出力をそのまま採用しないほうが安全です。
プログラムの取り扱いにも注意が必要です。生成AIが書いたプログラムを業務システムに組み込む場合は、内容を理解できる担当者が確認する体制が欠かせません。
簡単なルール文を作ってみる
長い規程を作る必要はありません。A4用紙1枚に収まる分量で十分です。次のような項目を書き出してみてください。
- 使ってよいサービス:社内で利用を認めるサービス名を挙げる
- 入力してはいけない情報:前述の項目を具体的に列挙する
- 出力の扱い:社外に出す文章は、必ず担当者が内容を確認する
- 相談先:判断に迷ったときに聞く担当者を決めておく
特に4つめが大切です。迷ったときに聞ける相手がいないと、社員は自己判断で使うか、使うのをやめてしまいます。
ルール文の例
参考として、短くまとめた文面の例を挙げます。
【生成AI利用ルール】
- 業務で利用してよいサービスは、会社が指定したものとします。
- 次の情報は入力しないでください。顧客の氏名・連絡先、契約書や見積書の内容、社員の人事情報、未公開のサービス内容、ID・パスワード。
- 生成AIが作成した文章を社外に出す場合は、担当者が内容を確認してください。
- 判断に迷う場合は、◯◯部の担当者へご相談ください。
この程度の分量であれば、朝礼で読み上げることもできますし、掲示しておくこともできます。
従業員へ共有するときのポイント
ルールを配っただけでは、実際の行動は変わりません。共有の際は、次の点を意識してください。
- 禁止事項だけでなく、推奨する使い方も一緒に伝える
- 具体例を添える(「見積書の内容は入力しない」など)
- 年に一度は内容を見直す(サービスの仕様は変わります)
「使ってよい範囲」がはっきりしていれば、社員は安心して活用できます。ルールは制限のためではなく、使いやすくするために作るものです。
禁止するだけでは解決しません
情報が漏れることを心配して、社内で生成AIの利用を一律に禁止する例もあります。しかし、これは根本的な解決になりにくいのが実情です。
生成AIは個人のスマートフォンやパソコンからも使えるため、禁止しても実際には使われている、という状態が生まれやすくなります。会社が把握できない場所で使われる方が、リスクは大きくなります。
さらに、業務の効率化につながる手段を使えないままにしておくことは、それ自体が機会の損失です。
使ってよい範囲を示したうえで認める。 遠回りに見えますが、これが結果として安全にもつながります。
まとめ
生成AIを社内で使うにあたっては、入力してよい情報の線引きと、迷ったときの相談先を決めておくことが出発点になります。まずは1枚のルール文から始めてみてください。
