事業を続けていると、取り扱う内容は少しずつ変わっていきます。新しいサービスを始めた、対応できる地域が広がった、主力の仕事が入れ替わった。こうした変化があっても、ホームページの記載は公開したときのまま、という状態は珍しくありません。
この記事では、事業の変化に対して見直しが遅れやすい箇所と、点検を習慣にするための進め方を整理します。
変化に気づきにくい理由
ホームページの内容が古くなっていても、社内では困りません。自社の情報は全員が知っているため、書かれていないことに気づく機会がないからです。
一方で、初めて見る人にとっては、書かれている内容がその会社のすべてです。実際には対応している仕事が載っていなければ、対応していないと判断されます。問い合わせが来なかった理由が、記載の不足にある場合もあります。
変化があった直後は目の前の業務が忙しく、ホームページの更新は後回しになりがちです。そのまま数年が経過する、という流れが多く見られます。
見直しが必要になりやすい項目
事業内容・サービスの一覧
新しく始めた仕事が載っていない、逆にやめた仕事が残っている、という状態が典型的です。やめたサービスの記載が残っていると、対応できない問い合わせが届き、双方にとって手間になります。
対応エリア
営業範囲を広げた場合、その旨が書かれていないと、遠方の相手は問い合わせを控えます。逆に範囲を絞った場合も、記載を直しておかないと断る手間が発生します。
実績・事例
数年前の事例だけが並んでいると、その後の活動が見えません。件数を増やす必要はありませんが、直近のものが1件でもあると印象は変わります。掲載には取引先の了承が必要になるため、可能な範囲での更新になります。
会社概要
従業員数、資本金、所在地、事業内容の記載、取引先の情報など。移転や増員があった場合に更新が漏れやすい部分です。登記の内容と食い違っていないかも合わせて確認します。
料金の考え方
金額そのものを載せていない場合でも、「どういう条件で費用が変わるか」の説明は事業の変化に応じて変わります。以前の説明が現在の実態と合っているかを確認します。
写真
事務所を移転した、設備を入れ替えた、といった場合、写真だけが以前のままになっていることがあります。実際に訪問した相手が違和感を持つ部分です。
年に一度、点検の時期を決めておく
変化のたびに更新するのが理想ですが、実際には難しい場面もあります。そこで、決算期や年度の切り替わりなど、時期を決めて全体を見直す方法があります。
点検の際は、次のような手順で進めると漏れが減ります。
- トップページから順に、全ページを実際に開いて読む
- 現在の事業内容と合っていない箇所を書き出す
- 修正が必要なものを、緊急度で分ける
- 誤りにあたるもの（所在地、電話番号、価格など）を先に直す
- 追加したい内容は、時期を決めて順次進める
すべてを一度に直そうとすると着手できなくなります。事実として誤っている部分と、充実させたい部分を分けて考えると進めやすくなります。
変化を伝える手段としてのお知らせ
事業内容のページを書き換えるだけでなく、変化があったこと自体をお知らせとして掲載する方法もあります。
新しいサービスを始めた、事務所を移転した、営業時間を変更した。こうした情報は、既存の取引先にとっても必要な連絡になります。個別に連絡するほどではない内容でも、記載があれば確認してもらえます。
お知らせは日付が残るため、その会社が現在も動いていることが伝わる材料にもなります。文章は数行で構いません。丁寧に書こうとして下書きのまま止まるより、事実を短く書いて掲載するほうが役に立ちます。
なお、営業時間や休業日のように何度も変わる情報は、お知らせに書くだけでなく、常に表示される場所の記載も合わせて直しておかないと、古い情報が残ることになります。
更新の作業を誰が行うかも決めておく
見直す箇所が分かっても、更新できる人がいなければ止まります。社内で更新する場合は、管理画面に入れる人が複数いるかを確認しておきます。外部に依頼している場合は、依頼の窓口と、おおよその対応期間を把握しておきます。
年に一度の点検であれば、まとめて依頼したほうが手間も費用も抑えられることが多くなります。
まとめ
事業の変化にホームページが追いついていない状態は、それ自体が損失につながることがあります。対応できる仕事が伝わらない、活動が止まっているように見える、といった形で表れます。
まずは現在の記載と実態がどれだけずれているかを確認するところから始めます。全ページを読み直す作業は1〜2時間ほどで終わることが多く、その結果を見てから、どこに手をつけるかを判断すれば十分です。
