業務システムを用意する方法として、開発を依頼する形と、既製のサービスを契約する形があります。近年はそこに、もうひとつの選択肢が加わりました。プログラムを書かずに、画面上の操作で仕組みを組み立てる「ノーコードツール」です。
社内で作れるなら費用も期間も抑えられますが、何でもできるわけではありません。この記事では、ノーコードツールで対応しやすい範囲と、行き詰まりやすい場面を整理します。
ノーコードツールとは
ノーコードツールとは、プログラムの記述をせずに、画面上で部品を配置したり条件を選んだりすることで、業務用の仕組みを作れるサービスのことです。
たとえば、入力フォームを作り、送信された内容を一覧表に貯め、条件に合うものだけ担当者に通知する。こうした流れを、設定画面での操作だけで組み立てられます。
似た言葉に「ローコード」があります。こちらは基本的な部分は画面操作で作り、細かい処理だけ簡単なプログラムを書き足す形です。両者の境目は明確ではなく、同じサービスがどちらとも呼ばれることがあります。
向いている場面
社内で組み立てる形が合いやすいのは、次のような場合です。
業務の手順がまだ固まっていない 新しい取り組みを始めたばかりで、やり方が今後変わりそうな段階です。開発を依頼すると、変更のたびに費用と時間がかかります。まず自分たちで簡単な形を作り、手順が固まってから本格的な仕組みを検討する、という進め方ができます。
使う人数が限られている 一部の部署だけ、数人だけで使う仕組みであれば、作り込みの必要が少なく、社内で扱える範囲に収まりやすくなります。
入力と集計が中心 申請を受け付けて一覧にする、日報を集めて集計する、といった用途は、多くのノーコードツールが得意とする部分です。
まず試してみたい 本格的に開発する前に、実際に使ってみて効果を確かめたい場合にも適しています。試作として作ったものが、そのまま要件整理の資料にもなります。
行き詰まりやすい場面
一方で、次のような条件が加わると、社内だけでは難しくなってきます。
扱う件数が多い 数千件を超えたあたりから、動きが遅くなったり、そもそも件数の上限に達したりすることがあります。上限はサービスごとに決まっているため、検討の段階で確認しておきたい点です。
見られる範囲を細かく分けたい 「担当者は自分の案件だけ、管理者は全件」といった制御は、ツールによって対応できる細かさが異なります。単純な分け方はできても、条件が複雑になると対応しきれないことがあります。
外部の人が使う 社外の取引先や一般の利用者が使う仕組みは、扱う情報の範囲が広がり、安全面の配慮も必要になります。社内向けとは前提が変わる部分です。
ほかの仕組みとつなげたい 既に使っている会計ソフトや在庫管理のサービスとデータをやり取りしたい場合、つなげられるかどうかはツール次第です。手作業での書き出しと取り込みで代用できることもありますが、その手間が残るなら効率化の効果は薄まります。
作った人しかわからない これがもっとも起きやすい問題です。社内で作った仕組みは、担当者が異動や退職をすると、誰も手を入れられなくなることがあります。作った段階で、設定の内容と作った意図をメモに残しておくと、あとで助かります。
費用の見方
ノーコードツールは月額料金で提供されるものが多く、利用する人数や扱うデータ量に応じて料金が上がる仕組みが一般的です。
始めるときの費用は小さいものの、使う人が増えれば継続的な負担も増えていきます。長く使う前提であれば、数年単位の総額で見ておくと判断しやすくなります。
また、社内の担当者が設定に費やす時間も、実質的な費用です。本来の業務の合間に作業することになるため、その時間を見込んでおく必要があります。
ツールを選ぶときに見ておきたい点
複数のノーコードツールを比べる際は、機能の一覧よりも次の点を確認しておくと、後の困りごとを減らせます。
データを取り出せるか 作った内容や貯めたデータを、CSVなどの形式で書き出せるかどうかです。書き出せないと、別の方法に切り替えたくなったときに情報を持ち出せず、そのツールを使い続けるしかなくなります。
日本語の資料や問い合わせ窓口があるか 海外のサービスも多く、設定画面や説明が英語のみという場合があります。担当者が読み進められるかは、実際の運用に直結します。
サービスが終了した場合の扱い 提供が終わる可能性はどのサービスにもあります。重要な業務を任せるほど、データの持ち出し方を先に確かめておく必要があります。
無料で試せるものが多いため、いきなり本番の業務で使わず、一部の作業で試してから広げるのが安全です。
使い分けの目安
判断に迷う場合は、次の点を確認してみてください。
- 使う人数と扱う件数は、今後どこまで増えそうか
- 業務が止まると困る仕組みかどうか
- 担当者が抜けたときに、ほかの人が引き継げるか
- ほかの仕組みとつなげる必要があるか
このうち「業務が止まると困る」に当てはまる場合は、社内だけで完結させず、外部に相談できる状態にしておくほうが安全です。
まとめ
ノーコードツールは、手順が固まっていない業務や、少人数で使う仕組みを手早く形にするのに向いています。一方で、件数の多さ、権限の細かさ、他の仕組みとの連携が絡むと、対応しきれない場面が出てきます。
すべてを社内で作るか、すべてを依頼するかの二択ではありません。試作は自分たちで作り、本格的に使う段階で相談する、という進め方も選べます。まずは小さく作ってみて、どこで壁に当たるかを確かめるところから始めてみてください。
