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菅井デザインオフィス

横浜市西区平沼1-1-12-301
営業時間.11:00~20:00

TEL.045-534-3561

業務で使えるコミュニケーションツール

メールはもはや時代遅れ?

仕事の連絡等、色々なツールがありますが、一般的なのはEメールだと思います。今でも一番使われている連絡ツールだと思います。
文章だけでなく、ファイルを添付することができ、パソコンの前にいなくてもスマートフォンがあればメールを送ったり、届いたメールを確認することができます。
そんなメールですが、ちょっと不便な事もあります。例えば大量のやりとりがある。複数の人でプロジェクトを組んで仕事を進める。参加しているプロジェクトが沢山ある。
ホームページ制作のような業種に携わっているとかなりの数になります。
メールですとメーリングリストを作ったり、ccで送ったりの面倒が生じる等、複数の人でやりとりする場合等は特に面倒がおきます。
また、大量にたまったメールから過去のやりとりを探すにも一苦労です。

メールからチャットへ

私がこのホームページ制作の業界に入った時に一番使われていたのはICQと言われるチャットツールで、社内社外問わず、多く使われていました。
いまで言うLINEのようなものは実は古くから存在したのです。
少し前までは、フェイスブックのメッセンジャーやLINE等を連絡ツールで指定される事もあったのですが、最近一番使われているのが「チャットワーク」です。
社内だけでなく、パートナーからクライアントさんまで、多く利用されているので、私の場合メールを使うより、チャットワークでのコミュニケーションの方が多いです。
チャットワーク同様に利用されているのは「slack」です。こちらは社内コミュニケーションツールといった位置づけのものになりますが、グループ機能が強化されていますので、社員が沢山いる、プロジェクトの数が多い場合などに力を発揮します。
コードやテキストがスニペットとして扱えるので、WEB制作者やプログラマにも人気です。
例えば朝のミーティングで簡単な概要だけ打ち合わせて、詳細やデータはチャットツールでという流れにするだけで、打ち合わせの時間短縮。業務での間違い防止など悪いことはありません。
未だに電話やFAXが好きな方もいると思いますが、こういったコミュニケーションツールは積極的に導入し業務の効率を上げてみてはいかがでしょうか。

チャットツールの使い方

チャットツールは一人でもチャットできます。私の場合は、「今日はやることが多くて頭の中が混乱するな。。」という時、通勤電車で一人ミーティングを行い、今日すべきことを整理したりしています。
ただの連絡ツールというだけでなく、メモ帳代わりにしたりデータ共有用につかったり、様々な使い方ができます。
まだ仕事のやりとりをメールでしている方は、是非チャットツールを使ってみてはいかがでしょうか。使いなれれば効率アップ間違いありません。