ホームページは公開した後も、情報の更新やお問い合わせへの対応など、日々の運営業務が発生します。近年は、こうした運営業務に生成AIを取り入れる企業も増えてきました。
この記事では、ホームページ運営の場面で生成AIをどのように役立てられるか、基本的な考え方と、活用する際に気をつけたいポイントをご紹介します。
なぜホームページ運営にAIを取り入れるのか
ホームページの更新作業は、担当者の負担になりやすい業務のひとつです。文章を考える、情報を整理する、といった作業に時間がかかり、後回しになってしまうことも少なくありません。
生成AIは、こうした作業の「たたき台」を作る手助けをしてくれる道具として活用できます。最終的な内容は必ず人が確認するという前提のもと、負担の大きい部分をAIに手伝ってもらう、という考え方が基本になります。
専任のWeb担当者がいない中小企業では、更新作業が特定の担当者に偏りがちで、忙しさを理由に後回しになってしまうことも多いのではないでしょうか。AIをうまく取り入れることで、こうした負担を少しずつ軽くしていくことができます。
更新作業でのAI活用
ホームページに掲載するお知らせやコラムなどの文章を書く際、まず内容の骨子(何を伝えたいか)を箇条書きで整理し、それをもとに生成AIに下書きを作成してもらう、という使い方があります。
一から文章を考えるよりも、たたき台があることで作業に着手しやすくなり、担当者は内容の確認や表現の調整に時間を使えるようになります。あわせて、既存の文章を読みやすく整えたり、誤字脱字がないかを確認したりする用途にも活用できます。
お問い合わせ対応でのAI活用
よくある質問への回答を整理し、ホームページ上の「よくある質問」ページを充実させる際にも、生成AIを使って回答文の下書きを作成することができます。
問い合わせ内容を分類し、どのような質問が多いのかを整理する作業も、AIに手伝ってもらうことで効率よく進められます。
情報収集・アイデア出しでのAI活用
コラムやお知らせのテーマに悩んだときに、どのような切り口があるかをAIに相談し、アイデア出しの参考にするという使い方もあります。あくまで参考意見として受け止め、最終的な内容は自社の状況に合わせて調整することが大切です。
このほか、掲載したい文章の内容が、検索するユーザーにとってわかりやすい構成になっているかを見直す際の壁打ち相手として活用する方法もあります。見出しの付け方や説明の順序について、客観的な意見をもらいたいときに役立ちます。
小さく始めるための3つのステップ
はじめてAIを業務に取り入れる場合は、いきなり広い範囲で使おうとせず、小さく試しながら進めていくことをおすすめします。
ステップ1:更新頻度の高い作業から試す
お知らせやコラムの更新など、日常的に発生する作業から試してみると、負担の軽減を実感しやすくなります。
ステップ2:入力してよい情報の範囲を社内で決めておく
個人情報や社内の非公開情報を入力しないというルールを、あらかじめ社内で共有しておきます。担当者ごとに判断が分かれないようにしておくことが大切です。
ステップ3:効果を確認しながら範囲を広げる
実際に使ってみて、作業時間がどれくらい短縮できたか、内容の質は保てているかを確認しながら、少しずつ活用する場面を広げていきます。
AIを活用する際の注意点
生成AIを業務に取り入れる際は、いくつか気をつけたい点があります。
まず、AIが作成した文章の内容が正確かどうかは、必ず人の目で確認することが必要です。事実と異なる内容や、不自然な表現が含まれている場合があるためです。
また、顧客の個人情報や、社内の非公開情報をAIに入力しないよう注意する必要があります。入力した情報の扱いについては、利用するサービスの規約を確認しておくことをおすすめします。
そのほか、AIが生成した文章や画像には、著作権に関する取り扱いが明確でない場合があるため、公開前に確認しておくと安心です。
最後に、AIが作成した内容をそのまま公開せず、必ず担当者が目を通してから掲載するという運用ルールを決めておくことも重要です。AIはあくまで作業を助ける道具であり、最終的な内容の責任は自社にあるという前提を、社内で共有しておくとよいでしょう。
まとめ
ホームページの運営業務に生成AIを取り入れることで、更新作業やお問い合わせ対応にかかる負担を軽減できる場面があります。一方で、内容の正確性の確認や、情報の取り扱いには注意が必要です。
まずは負担の大きい作業から、入力してよい情報の範囲を決めたうえで、AIを「たたき台作り」の道具として少しずつ取り入れてみることをおすすめします。運用に慣れてきたら、活用する場面を少しずつ広げていくとよいでしょう。
