生成AIを使えば、報告書や提案資料、メールの文面を短時間で作れるようになりました。作る側の手間は確かに減っています。では、その資料を受け取った側の手間はどうでしょうか。長いのに要点が見えない、どこまで確認済みか分からない、質問しても作った本人が答えられない。AIで資料を作るときは、作る速さだけでなく、受け取った人がどう読むかまで考える必要があります。この記事では、読み手の立場からAIを使った資料作成を見直すための視点を整理します。
作る側は速くなったが、読む側は速くなっていない
AIを使うと、長く整った文章を出すのが簡単になります。以前なら箇条書き3行で済ませていた報告が、見出し付きの1ページになって届く。作った側は丁寧に仕上げたつもりでも、読む側にとっては読む量が増えただけ、ということが起こります。
米国のスタンフォード大学の研究チームなどが2025年9月に公表した調査では、この問題に「ワークスロップ」という名前がつけられました。見た目は仕事として整っているのに、実際には仕事を前に進める中身がない、AIで作られた成果物のことです。
米国のフルタイム勤務者1,150人を対象にしたこの調査では、40%が直近1か月の間にこうした成果物を受け取ったと答えています。受け取った人が対応に使った時間は、1件あたり平均で2時間近くにのぼりました。作る側が省いた手間が、受け取る側に移っているということです。
受け取った側に起きていること
AIで作られた資料を受け取ったとき、読み手は次のような作業を強いられます。
- 要点を探す：分量が多く、どこが本題でどこが一般論の補足なのかを読み分けなければならない
- 確かめる：数字や事実が確認済みかどうか分からないため、気になる箇所を自分で調べ直す
- 聞き直す：意図が読み取れない部分を作成者に質問するが、作成者自身も答えられないことがある
- 補う：自社の事情や過去の経緯が反映されていない部分を、自分の知識で埋める
前述の調査では、こうした成果物を受け取った人の半数以上が「いら立ちを感じた」と答えています。さらに約半数が、送ってきた相手を以前より能力や信頼性の低い人だと見るようになったと回答しました。資料の質の問題が、そのまま作った人への評価につながっている点は見逃せません。
読み手を起点に資料を組み立てる
読み手の負担を減らすには、AIに頼む前の段階で決めておくことがあります。
相手に何をしてほしいのかを先に決める
承認してほしいのか、意見がほしいのか、知っておいてほしいだけなのか。資料の目的によって、必要な情報は大きく変わります。ここを決めずにAIに「報告書を作って」と頼むと、関係のありそうな情報がすべて盛り込まれ、資料は長くなります。
長さは、相手が使える時間で決める
相手が移動中にスマートフォンで読むのか、会議で時間をかけて読み込むのかで、適した長さは違います。AIは頼めばいくらでも書き足してくれます。だからこそ「A4一枚以内」「3行で」のように、上限をこちらから指定します。
冒頭に結論と、相手への依頼を書く
最初の数行で、結論と「相手に何をしてほしいか」が分かるようにします。AIの出力は、背景の説明から順に積み上げる構成になりがちです。出てきた文章の順番を入れ替えるだけでも、読み手の負担はかなり変わります。
「どこまで確認したか」を添えて渡す
読み手が一番困るのは、どこを信じてよいのか分からないことです。資料を渡すときに確認の状況を一言添えるだけで、相手が確かめる範囲を絞れます。たとえば次のような書き方です。
- 数字は、公的機関の発表資料で確認済みです
- 業界動向の部分は、AIでまとめたもので未確認です
- 結論と提案内容は、自分で検討したものです
このように書いておけば、受け取った人は未確認の部分だけを重点的に見れば済みます。すべてを疑いながら読む必要がなくなります。
なお、「AIを使って作った」と毎回明記するべきかどうかは、職場のルールや相手との関係によります。読み手にとって必要なのは、AIを使ったかどうかよりも、作成者が中身をどこまで確かめ、責任を持っているかです。AIを使ったことだけを書いて確認の状況を書かないと、読み手はかえって判断に困ります。
受け取る側として、できること
自分がAIで作られた資料を受け取る側になることもあります。内容が長く要点が見えないときは、作成者に「結論と、こちらに求めていることを3行で教えてください」と返すと、やり取りが短く済みます。全文を読み込んでから質問するより、先に要点を確かめたほうが双方の手間が減ります。
社内で資料のやり取りが多いなら、「冒頭に結論と依頼事項を書く」「確認済みかどうかを添える」といった簡単な決まりを共有しておく方法もあります。AIの使い方を個人の判断に任せたままにすると、作る側の手間だけが減り、読む側の手間が増え続けることになります。
資料は、受け取った人が使えて初めて仕事になる
AIで資料を速く作れるようになったこと自体は、確かな進歩です。ただ、資料の価値は作るのにかかった時間ではなく、受け取った人がそれを使って次の行動に移れるかどうかで決まります。
次にAIで資料を作るときは、渡す前に一度だけ、受け取る側の立場で読み返してみてください。「最初の3行で何をすればよいか分かるか」「どこまで信じてよいか分かるか」。この2点を確かめるだけでも、資料の受け取られ方は変わります。
