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菅井デザインオフィス

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グーグル G Suite のすすめ

仕事でのやりとりは、電話ではなく、メールでという方は多いのではないかと思います。
実際、私も一日のメールの数は、数十通は当たり前。ちなみに電話するということはあまり多くありません。
仕事のやりとりと言えば定番のチャットワーク、Slack、最近ではLINEを指定されることもありますが、やはりメールでのやりとりが一番多いのではないかと思います。

メールには、POPと、IMAPという形式があるのは、ご存じでしょうか。
POPというのは、送信したメールも、受信したメールもパソコンの内部に残ります。当然ながら送ったメールも受信したメールもそのパソコンの前に行かなければ見ることができません。
私がよく経験したのは、仕事を終え帰宅してから自宅からお客様にメールを送った翌日に、出社して、なんというメールを送ったか、また送ったかどうかすら忘れてしまい確認のしようが無いというものです。これがPOPメールの欠点です。
IMAPという形式は、メールサーバー上にメールのデータを保存して、都度サーバーに参照しにいくというものです。
これならインターネットさえあれば、いつでも送信したメールも受信したメールも確認することができます。わざわざPCに来たメールを携帯に転送する必要もありません。
Yahoo!、MSN、Gmailといったメールサービスもこれにあたります。

昔からの名残で、未だにPOPでメールを利用しているというケースも多いのではないでしょうか。

ここで、お勧めしたいのは、Googleが提供するサービスで、わかりやすく言いますと業務用のGmail。G Suiteというもので、独自のドメインでGoogleのサービスを利用するものです。
Googleが運営しているだけあって検索の機能は抜群で、データを探したり、過去のメールのやりとりを確認したい際にはとても重宝します。
Gmailを使いなれている方でしたら、基本的には同じですので戸惑う事もなくアプリも、そのまま使えます。

メールだけではなく、カレンダー、ドキュメント等の利用も一つのアカウントで管理できるので、あっちこっちにログインするという手間がありません。一つのアカウントで、ファイルを管理・共有するDrive。Youtubeや、WEB管理者御用達のAnalyticsや、サーチコンソール。グーグル広告といったツールもひとまとめにすることができ、サービスによっては情報を共有することも出来ます。

当然スマートフォンからでも、アクセスが出来るので、私の場合、通勤時は一人ミーティングタイムとなるわけです。

費用は、1アカウントにつき年間6,000円程度かかりますが、仕事もスマートになりますので、決して高額では無いと思います。

特に小規模の事業所であれば、導入しやすいツールではないでしょうか。

仕事を効率化したい、メールやデータ管理をシンプルにしたいといった方にお勧めのサービスです。

 グーグル G Suite