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菅井デザインオフィス

横浜市西区平沼1-1-12-301
営業時間.10:00~19:00

TEL.045-534-3561

Google Workspaceを使うと良いところ

Manager using a tablet

コロナ禍で変わったコミュニケーション

コロナ禍の中、コミュニケーションも大きく変わっています。私達の場合は本来お客様のところへ出向いて打ち合わせをしたり、共業している業者さんと打ち合わせをしたりしていたのがビデオ会議が使われるようになりました。
今までは打ち合わせの後にお酒を飲みに行ったりといった楽しみがありましたが、そういった楽しみは無くなったものの移動時間が無くなり便利なことに今更ながら気がついたというところでもあります。

情報管理・多様化するデジタルツール

私は電話や紙はほとんど使いません。ほとんどがデジタルツールを使っています。
しかし、様々なサービスを利用しており、何の情報がどこにあるかという整理が出来ておらず、データを見つけるのに時間がかかってしまうという事も度々ありました。
ざっと上げるだけでも、
メール・カレンダー・経理(Gsuite)
外部とのチャットツール(ChatWork、LINE)
内部とのチャットツール(ChatWork、Slack)
個人のメモ帳(Slack、GoogleKeep)
クライアント様ごとの作業データ(Dropbox、Evernote、OneDrive、GoogleDrive)
作業データ(AdobeCreativeCloud)
オフィスデータ(Office365)
ビデオチャット(Zoom、GoogleMeet、Skype)
等々。
色々な道具がありすぎて、逆に使いにくくなっていたりします。
私は使い勝手が良い物が無いという事で利用していませんがwrike、asanaといったプロジェクト管理ツールなどを利用されている方も多いのではないでしょうか。

結果的にGoogle Workspaceで済んでしまう

コロナ禍で、コミュニケーションのほとんどがデジタルに変わり、また効率のよい情報管理や共有が必要になります。
この散乱した状況を一元化できるのは、GoogleWorkspace一択になります。
GoogleWorkspaceとは何かを分かりやすく言うとGメールの業務用という事になります。
Gメールというと無料メールサービスのような印象に感じる方は多いと思いますが、スパム検出やメール検索機能等が優れており最強のメールシステムと言っても過言ではありません。
Gメールの場合「○○○@gmail.com」といったアドレスになりますが、GoogleWorkspaceを利用すると「○○○@○○○.co.jp」といった@マーク以降も独自のドメインを利用できます。
またメール機能だけではなく、カレンダー、ドキュメント(Officeのような機能)、ドライブ、タスク管理、チャット、ビデオチャットなど、ビジネスで利用できる機能が一通りパッケージ化されており、それぞれが連携します。

また全て1つのアカウントで利用できる為、ID&パスワードの管理も1つで済みます。また2段階認証などセキュリティ面でも優れています。
GoogleWorkspaceは有料のサービスとなりますが、ライセンス管理は一元化できますので、会社でも安心して利用できます。

GoogleWorkspaceのライセンス形態

BusinessプランからEnterpriseプランといった企業規模に応じて選択する事ができます。
少人数の会社であれば、Businessプラン(BusinessStarter)で1ユーザー辺り680円/1ヶ月で事足ります。
1ユーザーとは、メールアドレス1つという考え方になりますので、レンタルサーバーのPOPメールを利用している方からすれば、高いと感じるかもしれませんが、ドキュメント、ドライブといったサービスも利用できますので結果的には割安、便利、安全ではないでしょうか。

コロナ禍はまだしばらく続きそうな感じもしますので、こういったデジタルツールの見直しなどされてはいかがでしょうか。

GoogleWorkspaceのWEBサイトはこちら